メールの基本!仕事で役立つ成功するビジネスメールの利用方法!

メール文章 ビジネスマナー

メールでお決まりの挨拶はいつまで必要というのがあります。よくメールをやりとりしているのに、長々と型通りのあいさつを書かれるのは、よそよそしく、他人行儀な印象を持ってしまいます。3度位やりとりであれば、簡単でシンプルでも大丈夫です。

忙しい仕事メールでは、短く簡潔なほど相手にとって親切です。

ビジネスメールの基本

長期休暇中の相手に、返信を指定して明日までに返信をなど期日を決めると相手は困ります。メールは相手の状況が見えません。明日までに返信下さいなど近い期日を指定するのは急がせすぎるのは、失礼になります。

即返信するのが当然というのは、自分都合です。相手も仕事で忙しい場合や見落としてしまうことだってあります。出張中やお休み中だということもあります。時間に余裕がない場合はメールではなく、電話を1本入れて、急ぎであることを断ってからメールをしましょう。それが仕事ができる人間です。但し、お互いに締め切りがあると分かっている場合は、期日を決めて大丈夫です。

文章の引用メールについて

相手の言ったことに返信に答えようと文章を引用しすぎるのもあまりよくないです。引用はほどほどにしておきましょう。また、メールのやりとりが長く続くと、タイトルがRe、が続くことがあり、重なると読みにくくなり、何の話をしているか分からなくなりますので、タイトルを変更しましょう。

相手にも送信しているメールが残っていますので、読みやすいように、削除して、すっきりとした文面にして下さい。短くシンプルを心がけると相手も応えやすくて親切なメールになります。

メールの基本マナー

社内オフィスで仕事中に目や隣にいる人にメールをするのは失礼になります。社内の場合は、要件を直接、相手に話しにいくことを基本にして下さい。それができない場合の手段がメールです。近い距離にいる人にメールを送るのは失礼です。上司から部下も同じです。よくあるので、気をつけて下さい。

別の人にメールをする場合、自動変換で間違っていたり、コピー&ペーストをしてメールをする場合も注意が必要です。別の人の名前で送ってしまうと、手抜き感や不愉快な気持ちにさせてしまいます。

メールのコツ

メールが得意な人の傾向として、ついつい長文になってしまいます。ビジネスは時間との勝負です。ビジネスでメール文章や会話では、短く簡潔にが成功するための鉄則です。文章の量は相手のメールに合わせることが大切になってきます。同じくらいの文章量にしましょう。

末尾の署名はさりげない見せどころです。相手に迷惑をかけなくて、印象づけるのに効果的な方法です。オリジナルティを出すことも最近の有効なアピール方法になります。人とは違う効果的なアピールは、頭が良くて、仕事ができる人だと思われますよ。